Aanbesteden
Aanbesteden is het in de markt uitzetten van een overheidsopdracht door een overheidsinstantie (de opdrachtgever), waarbij ondernemers kunnen inschrijven door het indienen van een offerte (de inschrijving). Hieronder een toelichting om u als opdrachtgever te ondersteunen bij uw aanbesteding.
Europees aanbesteden
Bij het inkopen van diensten boven de drempel verplichten de Europese regels een aanbesteding. Dat geldt voor elk overheidsorgaan binnen de Europese Unie. De EU wil zo iedere aanbieder binnen haar grenzen een eerlijke kans geven een overheidsopdracht gegund te krijgen.
Drempel (ex. BTW):
Lagere overheden: € 193.000 (2010+2011) - € 200.000 (2012+2013)
Rijksoverheid:€ 125.000 (2010+2011) - € 130.000 (2012+2013)
Tijdig starten met voorbereiding
Bij de aanbesteding van verhuisdiensten, zeker bij een complexe en risicovolle bedrijfsverhuizing, verdient het aanbeveling om al in een vroeg stadium na te denken over alle aspecten van deze verhuizing. Doel is dat straks een goed programma van eisen op tafel ligt dat al uw eisen afdekt, op basis waarvan u de juiste partij kunt selecteren. Uiteindelijk uitmondend in een succesvolle bedrijfsverhuizing. Informatie over de uiteenlopende aspecten van een bedrijfsverhuizing vind u op deze site. Een vroege start kan u uiteindelijk voordeel in termen van geld en tijd opleveren (efficiënte planning).
Uw informatiepositie versterken door marktorientatie
De neiging kan bestaan om vooraf zelf intern aan de slag te gaan. Dit is jammer, want zo wordt belangrijke informatie misgelopen en worden belangrijke zaken wellicht over het hoofd gezien. Het plaatsen van een vooraankondiging bijvoorbeeld biedt de markt kansen om met u mee te denken en initiatieven te nemen die innovatief inspelen op uw vraag. Laat u voorlichten door verhuisbedrijven uit de praktijk. Als u transparant meerdere gecertificeerde projectverhuizers om advies vraagt en dezelfde vragen stelt zonder toezeggingen, kunt u op effectieve wijze uw programma van eisen opstellen. PPV bedrijven zijn bij uitstek expert op het gebied van ingewikkelde en risicovolle bedrijfsverhuizingen. Zij kennen alle ‘ins en out’ en kunnen het verhuistraject voor u scannen en u gericht adviseren. Zo worden belangrijke zaken niet over het hoofd gezien en u weet op voorhand waarop u moet letten bij de keuze van een professionele projectverhuizer. De bestaande aanbestedingsprocedures bieden hiervoor ook de mogelijkheid.
Aandachtspunten voor het programma van eisen
Het programma van eisen is als het ware het ‘spoorboekje’ van uw aanbesteding van verhuisdiensten. Om tot een juiste keuze te kunnen komen is van belang dat u de voor u belangrijkste eisen opneemt. Uit ervaring weten wij dat opdrachtgevers van bedrijfsverhuizingen in elk geval belang hechten aan de onderstaande 6 aspecten:
Snelheid: Ter voorkoming dat uw bedrijfsprocessen onnodig lang worden onderbroken.
Integriteit van het verhuispersoneel: Een complexe bedrijfsverhuizing omvat doorgaans meer dan alleen het verplaatsen van werkplekken: ook het verplaatsen van uw kostbare ICT en vertrouwelijke documenten. U moet erop kunnen vertrouwen dat hiermee integer wordt omgegaan.
Veiligheid: Geldige VCA, geldige BHV, beveiligde opslag en hoge kwaliteit verpakkingsmateriaal.
Risicoreductie: Een PPV gecertificeerd verhuisbedrijf dat regelmatig wordt gecontroleerd op het voldoen aan kwaliteitseisen, zoals gediplomeerd verhuispersoneel op alle niveaus.
Zekerheid: Een projectverhuizer/hoofdaannemer die werkt met duidelijke contracten en beschikt over een netwerk van ‘preferred suppliers’ op het gebied van systeembouw, ICT, kantoorinrichting, beveiliging en schoonmaak.
Helderheid: Eén vaste projectleider op HBO niveau voor uw projectverhuizing. En heldere afspraken en voorwaarden vooraf. Maak voorafgaand aan de beslissing kennis met de projectleider. Laat bijvoorbeeld de projectleider het draaiboek presenteren.
Duurzaamheid: Hoe gaat de projectverhuizer om met bijvoorbeeld het milieu (afvalstromen, zoals gescheiden afvoer van meubilair), schone verhuiswagens, haar personeel en met haar omgeving (inzet van medewerkers met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt)?
Deze voorwaarden zijn verankerd in het PPV keurmerk. Belangrijke voorwaarden, zeker als u een aantal jaar met uw leverancier gaat samenwerken. Steeds meer partijen nemen het keurmerk op in hun programma van eisen. Dit gebeurt niet zonder reden. PPV en haar leden staan collectief voor een resultaat dat echt onderscheidend is in de markt. Klik hier voor opdrachtgevers. Brancheorganisatie Organisatie voor Erkende Verhuizers beheert de keurmerken Erkende Verhuizers en PPV en bevordert kennis over het verhuisvak, door onderzoeken, voorlichting en onder meer door middel van haar eigen opleidingsinstituut Verhuiscollege.
Beoordelingscriteria goede projectverhuizing
Een kwalitatief goede projectverhuizing wordt bepaald door een drietal factoren die qua weging elk goed zijn voor globaal één derde:
1. het streng gecontroleerde PPV-keurmerk en de hierdoor gedekte eisen op terrein van bijvoorbeeld kwaliteit, veiligheid, integriteit, zekerheid en risicoreductie. Hiermee is voor u als opdrachtgever het voldoen aan een aantal zeer belangrijke eisen door het verhuisbedrijf al op voorhand geborgd;
2. de individuele kernkwaliteiten van de projectverhuizer. Projectverhuizen is een vak apart, zowel qua omvang als qua risicobeheersing. Los van de zeer belangrijke persoonlijke klik tussen projectverhuisbedrijf en de opdrachtgever is van belang ook te kijken naar de specialisaties en aanvullende diensten van de betreffende projectverhuizer. De identiteit die een bedrijf heeft en uitstraalt, de uitgewogen samenstelling van de teams en optimale communicatie met de klant. Kortom, de specifieke kwaliteiten van het bedrijf.
3. de prijsstelling. Vanuit budgettaire beperkingen is deze factor uiteraard tevens van belang. Maar het verdient voorkeur om de prijs altijd te blijven wegen in relatie tot kwaliteitsaspecten. Ad-hoc opdrachten kosten in de regel meer dan vooraf geplande werkzaamheden. Bij de beoordeling van de prijsstelling is van belang dat verhuizen bij uitstek mensenwerk is. De factor arbeid is dan ook de prijsdominante factor bij verhuizingen. Voor elke functie van verhuismedewerkers geldt op basis van de CAO beroepsgoederenvervoer een minimaal uurloon. Verhuisbedrijven zijn gebonden aan deze CAO. De CAO biedt u als opdrachtgever een goede objectieve maatstaf om te bepalen of de geoffreerde verhuisprijs realistisch is.
Neemt u het PPV keurmerk op in uw programma van eisen let er dan op dat u daarbij expliciet aangeeft dat het gaat om het PPV keurmerk of hiermee vergelijkbaar. Dit zorgt ervoor dat er een gelijkwaardige concurrentie mogelijk blijft en aanbieders uit andere EU landen niet worden uitgesloten van deelname.
Vergroot uw inzicht door de inschrijver een voorbeeldcase te laten uitwerken
Door in de verificatiefase van de aanbesteding om een uitgewerkte voorbeeldcase met bijbehorend projectplan te vragen krijgt u als opdrachtgever op basis van een concrete praktijksituatie beter inzicht in de bekwaamheid van verhuisbedrijf om uw type verhuizing correct uit te voeren. Door de verificatie (bewijsstukken zoals actuele documenten) zo vroeg mogelijk te laten plaatsvinden beperkt u als opdrachtgever overigens de kans op discussie achteraf.
Het belang van goed contractbeheer
Als de gunning eenmaal heeft plaatsgevonden en de uitvoering van de opdracht is gestart, is van belang dat het contract goed wordt beheerd. Bijvoorbeeld door regelmatig evaluaties met het verhuisbedrijf te houden op basis van afgesproken kritische prestatie-[indicatoren (kpi’s). Verder is van belang dat het door u gekozen verhuisbedrijf bij voortduring voldoet aan de door u gestelde eisen (en niet alleen ten tijde van de gunning). U kunt dat als opdrachtgever eisen. Van belang is dat niet alleen het gegunde verhuisbedrijf maar ook alle feitelijk uitvoerende partijen (onderaannemers) bij voortduring blijven voldoen. Door goed contractbeheer (waarbij nadrukkelijk ook wordt gekeken naar onderaannemers) borgt u de kwaliteit van de te leveren diensten.
Hoe verhuisdiensten aanbesteden
Er zijn globaal vijf verschillende aanbestedingsprocedures, waarbij de opdrachtgever mag kiezen tussen een openbare en niet-openbare procedure. Bij de openbare aanbesteding mogen alle belangstellenden een offerte indienen. Bij een niet-openbare procedure mag u als opdrachtgever eerst een voorselectie doen. Daarbij kunt u bepaalde kwaliteitseisen stellen. In het geval van een complexe of risicovolle bedrijfsverhuizing gaat het om meer dan verhuizen alleen en kunt u bijvoorbeeld bedrijven voorselecteren met een bepaald expertiseniveau op de voor u belangrijke deelgebieden. PPV bedrijven concurreren binnen de bedrijfsverhuismarkt nadrukkelijk op kwaliteit en duurzaamheid.
Informatie, voorbeelden en links
Meer informatie over de verhuisbranche vindt op de factsheet Verhuisbranche.
Meer informatie over het aanbesteden van verhuisdiensten en concrete voorbeelden hiervan vindt u bijvoorbeeld op:
www.europeseaanbestedingen.eu
www.aanbestedingskaledender.nl
www.pianoo.nl
CAO beroepsgoederenvervoer
