Aanbesteden
Aanbesteden is het in de markt uitzetten van een overheidsopdracht door een overheidsinstantie (de opdrachtgever), waarbij ondernemers kunnen inschrijven door het indienen van een offerte (de inschrijving). Hieronder een toelichting om u als opdrachtgever te ondersteunen bij uw aanbesteding.
Europees aanbesteden
Bij het inkopen van diensten boven de € 125.000 (rijksoverheid) en € 193.000 (lagere overheden) verplichten de Europese regels een aanbesteding (drempelbedragen 2010/2011, excl. BTW). Dat geldt voor elk overheidsorgaan binnen de Europese Unie. De EU wil zo iedere aanbieder binnen haar grenzen een eerlijke kans geven een overheidsopdracht gegund te krijgen.
Tip! Start tijdig met voorbereiding
Bij de aanbesteding van een complexe en risicovolle bedrijfsverhuizing verdient het aanbeveling om al in een vroeg stadium na te denken over alle aspecten van deze verhuizing. Doel is dat straks een goed programma van eisen op tafel ligt dat al uw eisen afdekt, op basis waarvan u de juiste partij kunt selecteren. Uiteindelijk uitmondend in een succesvolle bedrijfsverhuizing. Informatie over de uiteenlopende aspecten van een bedrijfsverhuizing vind u op deze site.
Marktorientatie bij opstellen programma van eisen
De neiging kan bestaan om vooraf zelf intern aan de slag te gaan. Dit is jammer, want zo wordt belangrijke informatie misgelopen en worden belangrijke zaken wellicht over het hoofd gezien. Het plaatsen van een vooraankondiging bijvoorbeeld biedt de markt kansen om met u mee te denken en initiatieven te nemen die innovatief inspelen op uw vraag. Als u transparant meerdere gecertificeerde projectverhuizers om advies vraagt en dezelfde vragen stelt zonder toezeggingen, kunt u op effectieve wijze uw programma van eisen opstellen. PPV bedrijven zijn bij uitstek expert op het gebied van ingewikkelde en risicovolle bedrijfsverhuizingen. Zij kennen alle ‘ins en out’ en kunnen het verhuistraject voor u scannen en u gericht adviseren. Zo worden belangrijke zaken niet over het hoofd gezien en u weet waarop u moet letten bij de keuze van een professionele projectverhuizer. De bestaande aanbestedingsprocedures bieden hiervoor ook de mogelijkheid.
Welke punten opnemen in programma van eisen
Het programma van eisen is als het ware het ‘spoorboekje’ van uw bedrijfsverhuizing. Om tot een juiste keuze te kunnen komen is van belang dat u de voor u belangrijkste eisen opneemt. Uit ervaring weten wij dat opdrachtgevers van bedrijfsverhuizingen in elk geval belang hechten aan de onderstaande 6 aspecten:
Snelheid: Ter voorkoming dat uw bedrijfsprocessen onnodig lang worden onderbroken.
Integriteit van het verhuispersoneel: Een complexe bedrijfsverhuizing omvat doorgaans meer dan alleen het verplaatsen van werkplekken: ook het verplaatsen van uw kostbare ICT en vertrouwelijke documenten. U moet erop kunnen vertrouwen dat hiermee integer wordt omgegaan.
Veiligheid: Geldige VCA, geldige BHV, beveiligde opslag en hoge kwaliteit verpakkingsmateriaal.
Risicoreductie: Een PPV gecertificeerd verhuisbedrijf met gediplomeerd personeel op alle niveaus.
Zekerheid: Een projectverhuizer/hoofdaannemer die werkt met duidelijke contracten en beschikt over een netwerk van ‘preferred suppliers’ op het gebied van systeembouw, ICT, kantoorinrichting, beveiliging en schoonmaak.
Helderheid: Eén vaste projectleider op HBO niveau voor uw projectverhuizing. En heldere afspraken en voorwaarden vooraf. Maak voorafgaand aan de beslissing kennis met de projectleider. Laat bijvoorbeeld de projectleider het draaiboek presenteren.
Duurzaamheid: Hoe gaat de projectverhuizer om met bijvoorbeeld het milieu (gescheiden afvoeren van meubilair) haar personeel en omgeving?
Deze voorwaarden zijn verankerd in het PPV keurmerk. Belangrijke voorwaarden, zeker als je een aantal jaar met elkaar gaat samenwerken. Steeds meer partijen nemen het keurmerk op in hun programma van eisen. Dit gebeurt niet zonder reden. PPV en haar leden staan collectief voor een resultaat dat echt onderscheidend is in de markt. Klik hier voor opdrachtgevers.
Waarop selecteren
Bij de selectiecriteria wordt gekeken of het verhuisbedrijf u als opdrachtgever voldoende kwaliteit biedt. De verleiding kan groot zijn om bij de selectiecriteria met name de laagste prijs aan te houden. Maar de laagste prijs is geen garantie voor kwaliteit. Voor een succesvolle grootschalige en complexe bedrijfsverhuizing verdient het aanbeveling om naast de prijs ook aandacht te besteden aan kwaliteitsaspecten die voor uw verhuizing van belang zijn. Dus om in de aanbestedingsprocedure uit te gaan van de economisch meest voordelige inschrijving.
Een kwalitatief goede projectverhuizing wordt bepaald door een drietal factoren die qua weging elk goed zijn voor globaal één derde:
1. het streng gecontroleerde PPV-keurmerk en de hierdoor gedekte eisen op terrein van bijvoorbeeld kwaliteit, veiligheid, integriteit, zekerheid en risicoreductie. Hiermee is voor u als opdrachtgever het voldoen aan een aantal zeer belangrijke eisen door het verhuisbedrijf al op voorhand geborgd;
2. de individuele kernkwaliteiten van de projectverhuizer. Projectverhuizen is een vak apart, zowel qua omvang als qua risicobeheersing. Los van de zeer belangrijke persoonlijke klik tussen projectverhuisbedrijf en de opdrachtgever is van belang ook te kijken naar de specialisaties en aanvullende diensten van de betreffende projectverhuizer. De identiteit die een bedrijf heeft en uitstraalt, de uitgewogen samenstelling van de teams en optimale communicatie met de klant. Kortom, de specifieke kwaliteiten van het bedrijf.
3. de prijsstelling. Vanuit budgettaire beperkingen is deze factor uiteraard tevens van belang. Maar het verdient voorkeur om de prijs altijd te blijven wegen in relatie tot kwaliteitsaspecten. Ad-hoc opdrachten kosten in de regel meer van vooraf geplande werkzaamheden.
Neemt u het PPV keurmerk op in uw programma van eisen let er dan op dat u daarbij expliciet aangeeft dat het gaat om het PPV keurmerk of hiermee vergelijkbaar. Dit zorgt ervoor dat er een gelijkwaardige concurrentie mogelijk blijft en aanbieders uit andere EU landen niet worden uitgesloten van deelname.
Hoe aanbesteden
Er zijn globaal vijf verschillende aanbestedingsprocedures, waarbij de opdrachtgever mag kiezen tussen een openbare en niet-openbare procedure. Bij de openbare aanbesteding mogen alle belangstellenden een offerte indienen. Bij een niet-openbare procedure mag u als opdrachtgever eerst een voorselectie doen. Daarbij kunt u bepaalde kwaliteitseisen stellen. In het geval van een complexe of risicovolle bedrijfsverhuizing gaat het om meer dan verhuizen alleen en kunt u bijvoorbeeld bedrijven voorselecteren met een bepaald expertiseniveau op de voor u belangrijke deelgebieden. PPV bedrijven concurreren binnen de bedrijfsverhuismarkt nadrukkelijk op kwaliteit en duurzaamheid.
Informatie, voorbeelden en links
Meer informatie over aanbesteden en concrete voorbeelden van tenders vindt u bijvoorbeeld op :
www.europeseaanbestedingen.eu
www.aanbestedingskaledender.nl
www.pianoo.nl
CAO beroepsgoederenvervoer
