De Stichting Epilepsie Instellingen Nederland (SEIN) is een kennis- en expertisecentrum voor mensen met epilepsie, niet-epileptische aanvallen en verwante aandoeningen. Behalve (poli)klinisch onderzoek, behandeling en begeleiding biedt SEIN ook langdurige woonzorg voor mensen die als gevolg van de epilepsie niet (meer) zelfstandig kunnen functioneren. Kinderen en jongeren met epilepsie kunnen bij SEIN speciaal onderwijs volgen. Een ander belangrijk werkgebied van SEIN is het wetenschappelijk onderzoek in samenwerking met academische ziekenhuizen en buitenlandse epilepsiecentra. Het doel is de kwaliteit van leven van mensen met epilepsie te verbeteren.
Een van de locaties van SEIN is De Cruquiushoeve te Cruquius. Op deze locatie voldeed de oude huisvesting uit de jaren 60 niet meer aan de huidige eisen en is besloten om nieuwbouw te bouwen. De bouw heeft plaatsgevonden in 2009. De daadwerkelijke verhuizingen, die gefaseerd over een jaar werden uitgevoerd, vonden plaats in 2010. Per maand werd een nieuw gebouw voor gemiddeld 28 cliënten ingehuisd. Deze cliënten kwamen veelal uit verschillende oude afdelingen wat de verhuizingen redelijk complex maakten. Ongeveer een jaar voor de verhuizing heeft SEIN verhuisdraaiboeken voor de zorg en voor de dienst Facilitaire Zaken samengesteld. Hierdoor was het voor alle partijen duidelijk wat er werd verwacht. Cliënten kregen een speciaal voor hen ontworpen verhuisboekje waaraan ze zelf, en eventueel ondersteund door familie, informatie konden toevoegen.
Door de complexe verhuizingen en gezien het verhuizen op zich geen core business is van de zorginstelling zocht SEIN een verhuisbedrijf dat hierin optimaal kon ondersteunen. Een belangrijk aandachtspunt bij de aanbesteding was dat SEIN zocht naar een verhuisbedrijf dat zich kon inleven in de hectiek van de dagelijkse zorgprocessen en de specifieke zorgvraag van de cliënten. Mede hierdoor was het ook van belang dat het verhuisbedrijf een ruime mate van flexibiliteit had. Ook wilde SEIN werken met een vast contactpersoon. Verhuisbedrijf Passies uit Hoofddorp kwam als beste uit de aanbestedingsprocedure. Ruim van te voren is de verhuisplanning doorgenomen, in grote lijnen is vastgelegd hoeveel cliënten van welke woning op welke datum verhuisd zouden worden. Daarnaast heeft Passies SEIN door middel van tips en advies goed geadviseerd in hoe de verhuizing verder voor te bereiden. Zo zijn bijvoorbeeld op advies van Passies van alle in te huizen kamers plattegronden getekend en bij de deurpost gehangen. Hierdoor kon zonder te veel overleg kamers worden ingericht.
De inhuizing van de nieuwbouw heeft tussen december 2009 en juni 2010 plaatsgevonden, waarbij elke maand ongeveer tussen de 20 en 28 cliënten van verschillende oude afdelingen kwamen. Voor de verhuizing werd alles nauwkeurig door Bert Meulenberg en Rob Brandt van Passies verhuisbedrijf geïnventariseerd. In overleg met de zorgmanager werd de logistieke planning doorgenomen, hierbij werd ook rekening gehouden met de mogelijkheden van de cliënt en haar of zijn ondersteuningsproces. Ruim van te voren werden de verhuisdozen, inpakmaterialen en voorbedrukte stickers afgegeven.
Van te voren werd geïnventariseerd welke cliënt van de inpak(uitpak)service, uitgevoerd door Passies, gebruik zou maken. Deze service werd aangeboden aan cliënten die niet in staat waren om zelf in te pakken. Door de regelmatige contacten met de projectleider Bert Meulenberg en met Rob Brandt tijdens de uitvoering konden de lijnen kort en direct worden gehouden.
Naast het daadwerkelijk verhuizen heeft Passies ook ondersteund in de nazorg, door middel van het uitvoeren van extra werkzaamheden, zoals het in elkaar zetten van kasten en het ophangen van schilderijen etc. Enkele dagen na de inhuizing werd de planning gemaakt voor deze werkzaamheden.
Van het personeel van Passies werd een bepaalde inlevingsvermogen gevraagd, een verhuizing kan een behoorlijke impact op een cliënt hebben waardoor zijn of haar gedrag veranderd. Ook op het zorgpersoneel werd een flinke wissel gelegd. Naast de zorg voor de cliënt kwamen ook zij in een nieuw pand en hadden ook zij te maken met extra werkzaamheden die uit de verhuizing voortkwamen. Spanningen die daar eventueel uit voort kwamen werden zeer professioneel door het verhuispersoneel opgepakt, niks was hen teveel. Mede door de zeer prettige samenwerking met Bert Meulenberg en Rob Brandt en de collega’s van de uitvoering zijn de verhuizingen optimaal verlopen en kan SEIN terug kijken op een geslaagd verhuisproces!
Bron: Angela Kors, afdelingsmanager Logistiek SEIN
