Aan het woord is de heer Jan Scholte, Hoofd Beheer van de Openbare Bibliotheek van Amsterdam (OBA) en verantwoordelijk voor de complexe en risicovolle operatie die de OBA naar haar nieuwe locatie aan de Oosterdokskade 143 heeft gebracht. De locatie ligt aan de zogeheten “cultuurstrip” van Amsterdam. Een gebied dat loopt langs het IJ en waar ook het nieuwe Muziekgebouw-aan-het-IJ en het BIM-huis deel van uitmaken.
Op dit moment verrijst direct naast de OBA de nieuwbouw van het Amsterdams conservatorium. Bewuste keuze Vol enthousiasme vertelt Jan Scholte hoe de voorbereidingen zijn gegaan om een goede keuze voor de verhuizer te maken. Jan: “Om te kunnen bepalen wie de verhuizing mocht gaan uitvoeren zijn zes verhuisbedrijven uitgenodigd om een offerte uit te brengen.Van uit Amsterdam was er daar een van. Een van de belangrijkste eisen vooraf was dat de verhuisbedrijven alles in eigen beheer zouden doen. Hierdoor werd voorkomen dat bij een calamiteit met de verantwoordelijkheid en daarmee de aansprakelijkheid werd geschoven. Ook wilde we dat het bedrijf zelf de capaciteit in huis had om het in een keer goed te doen. Van Riemsdijk Top Movers had de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag als referentie opgegeven. Waardoor we enig inzicht hadden in wat ze konden.Belangrijke vraag vooraf was: Hoe pakt het verhuisbedrijf het op tegenover ons als klant? De mensen van Van Riemsdijk Top Movers lieten vanaf het begin zien dat ze er serieus mee omgingen. Niet ongeveer het aantal meters bepalen, maar exact. Hierdoor wonnen ze vertrouwen. Zeker in de beginfase. Actief meedenken, daar onderscheidden zij zich. Natuurlijk moesten ze ook aan specifieke keurmerken voldoen, waaronder ISO, VCA, Erkende Verhuizer en PPV.
De keuze werd door de OBA uiteindelijk bepaald op 3 factoren. Waarvan 2 tastbare, het voldoen aan de gestelde eisen en een reëel financieel aanbod, en 1 ontastbare, de persoonlijke “klik” tussen de direct uitvoerenden en verantwoordelijken. Zij moesten immers intensief met elkaar gaan samenwerken. Met Jan Dalemans de verhuiscoördinator van Van Riemsdijk Top Movers was direct die “klik” aldus Jan Scholte. Het PPV keurmerk heeft zeker een rol gespeeld bij het gunnen van de opdracht. Het PPV-keurmerk maakt voor ons een voorselectie in de markt en biedt een extra zekerheid in het selectieproces. Een klant wil gemak en kan kiezen uit 36 leden die alle expert zijn op het gebied van complexe en risicovolle projectverhuizingen.
Harde feiten rondom het verhuistraject
De verhuizing van de OBA betrof ruim 700.000 boeken, speciale collecties, 200 werkplekken, ruim 150 terminals en multimedia werkplekken, een depot met 3 km aan boeken, een magazijn, en de complete ICT.De start van het verhuistraject begon op 16 november 2006 met een stuurgroepbijeenkomst en is doorgelopen tot de laatste vergadering van het verhuisteam op 6 juli 2007. Op 6 juni 2007ging de bibliotheek aan de Prinsengracht dicht voor het publiek. Op 7 juli 2007 is de OBA opengegaan.
Jan: “Tijdens het gehele traject was de samenwerking zodanig dat het leek alsof de verhuizers deel uitmaakten van het OBA team.” Op 11 juli is het traject dan ook feestelijk gezamenlijk met de verhuizers afgesloten. De goede samenwerking en kwaliteit kwamen ook naar voren in de voorbereidende trajecten en de verhuisvergaderingen. De wijze waarop alle afspraken zijn nageleefd en de deskundigheid van de verhuizers, die bovenverwachting goed was. Het materiaal was ook goed. Alsof het nieuw was aangeschaft zo zag het er uit. Prettig was ook dat het een verhuizer uit de regio betrof zodat die niet voor elk extra “hondje” een eind hoefde te reizen.
Complexe en risicovolle elementen
Bijzondere omstandigheden speelden tijdens het project ook een rol. Jan: “Omdat de bouw nog doorging tijdens de verhuizing was het geen makkelijke verhuisklus. De bibliotheek was een open gebouw waarvoor we 24-uurs bewaking moesten regelen en waar bouwvakkers tussen de verhuizers doorliepen. De herkenbaarheid van het personeel was daarom belangrijk. Naast herkenbare bedrijfskleding beschikten ze over helmen, veiligheidsschoenen en dergelijke. Natuurlijk speelt de gestelde VCA-eis daarbij een rol, maar toch. Het geeft ook aan hoe een bedrijf met zijn eigen mensen omgaat. “
Duurzaamheidsaspecten
Duurzaamheid van het project was een van de aandachtspunten voor de OBA. Zo is al het afval gescheiden, werd metaal weggehaald door een schroothandelaar, en is het oude meubilair aan een aantal scholen en een bejaardenhuis geschonken. De oude PC’s zijn naar derde wereldlanden gegaan. Iets wat de OBA overigens het hele jaar doet. Ook is de OBA duurzaam gebouwd en is met van alles rekening gehouden op het gebied van klimaatbeheersing, energiebeheer, warmtevoorziening. Zo gaan de roltrappen vanzelf langzaam functioneren bij geen gebruik en is er een centrale warmtekrachtinstallatie voor energiezuinig gebruik.
Totale verhuizing van de ICT
Het verhuizen van de ICT inventaris kan een lastig punt in de logistieke planning zijn omdat het vervoer soms door anderen moet worden uitgevoerd. Van Riemsdijk Top Movers heeft voor de OBA echter alle ICT kunnen vervoeren en aangesloten. Zelfs het overbrengen van de mainservers en de printers is door hen gebeurd. Logistiek was alles tot het uiterste voorbereid door de verhuiscoördinator van de OBA en Jan Dalemans van Van Riemsdijk Top Movers. Jan zegt hierover: “Zo hebben ze de boeken via slimme codering van de Prinsengracht teruggeplaatst op de nieuwe planken. We konden daardoor met een gerust hart op 7 juli 2007 voor het publiek opengaan. Vol trots kan ik zeggen dat het gigantisch goede verhuizers zijn geweest."
